Para transformar este cenário, uma comunicação pré-evento bem estruturada e estratégica pode ser a solução. Ela será responsável por criar relacionamentos que transmitam confiança, demonstrando que um evento responsável pode, e deve, ser seguro e confortável para todos (o que muitas vezes é um fator decisivo na escolha dos convidados em comparecer ou não ao evento).
Seja transparente quanto aos cuidados e medidas de segurança
Cumprir as medidas de segurança contra a Covid-19 é uma obrigação legal, mas estabelecer uma comunicação transparente com seus públicos sobre suas decisões quanto ao bem-estar de todos pode ser a chave para gerar relacionamentos pautados na confiança.
- caso opte por um local espaçoso e arejado, disponibilize informações sobre as dependências físicas onde o evento será realizado;
- aposte no uso de fotos que demonstram a preocupação na escolha de um ambiente que permita um distanciamento social seguro;
- conte sobre a instalação das estações de higienização com álcool em gel;
- mostre os avisos físicos que reforçam os cuidados a serem tomados, entre outras práticas.
Comunique os cuidados a serem tomados no dia do evento
Com o evento se aproximando, reforce que os participantes devem ficar em casa se testarem positivo para a Covid-19, se apresentarem algum sintoma ou se tiveram contato com alguém infectado nos 14 dias que antecedem o evento.
Para os que estiverem fora dessas condições, disponibilize recomendações sobre os cuidados a serem tomados no dia, tais como:
- evitar cumprimentos de toque (como apertos de mão ou abraços);
- respeitar o distanciamento social de 2 metros;
- o uso obrigatório de máscaras em todos os ambientes;
- importante: recomenda-se que a organização do evento mantenha reservas de máscaras caso alguém esqueça ou perca a sua.
Esse conteúdo pode ser enviado por meio de um vídeo, uma cartilha ou qualquer outra forma de divulgação que crie conexão com o público.
Cuide e treine sua equipe
Nunca se esqueça: um evento não se faz somente com convidados. Por isso, preocupe-se também com toda a equipe que é responsável por organizá-lo: seguranças, cozinheiros, ajudantes de limpeza e os demais colaboradores envolvidos.
Eles também terão suas preocupações sobre sua proteção e saúde e são um público prioritário para direcionar essas orientações, já que sua segurança e bem-estar são fundamentais para garantir a interação e sequência do evento.
Além disso, realize treinamentos visando orientar essas equipes sobre como lidar com situações adversas que podem acontecer durante seu evento. Por exemplo, como abordar, de maneira gentil e assertiva, os presentes que estiverem descumprindo as medidas de segurança, como o uso inadequado da máscara ou o compartilhamento de alimentos.
Dica extra
E como nenhum evento finaliza quando a música acaba, estabeleça uma comunicação no pós-evento. Colha feedbacks estratégicos sobre as vivências dos presentes e, se possível, acompanhe-os pelos próximos dias, questionando sobre possíveis sintomas e fornecendo assistência para aqueles que forem realizar testes de Covid-19.
Lembre-se: eventos são ótimos momentos para colocar seus valores em prática e criar experiências incríveis para todos, equipe e convidados. E em tempos de pandemia, o cuidado coletivo é um pilar que nunca pode ser esquecido.
