As empresas no Brasil estão investindo cada vez mais em Compliance, principalmente nos últimos dois anos por causa de aspectos legais, como a aprovação e regulamentação da Lei Anticorrupção e a necessidade de gestão de riscos operacionais e reputacionais em um contexto de exposição gigantesca de grandes corporações envolvidas nas investigações da Lava-Jato.
Comunicação é pilar básico do Compliance
A comunicação é um pilar básico para implantar um programa de Compliance estruturado, segundo especialistas da LEC – Legal Ethics Compliance. Primeiramente porque a disseminação das regras para os colaboradores faz parte do processo de aculturamento do Compliance, e assim, abre caminho para que a empresa não enfrente problemas com a Justiça no futuro. Segundo porque as campanhas e notícias internas funcionam como um “fator atenuante” em um eventual processo de responsabilidade, demonstrando que a empresa está investindo continuamente para informar sobre o tema e alertar seus colaboradores sobre condutas inapropriadas.
“Para além do seu caráter punitivo, a referida Lei [Anticorrupção – 12.846/2013] também atribui especial relevância às medidas anticorrupção [Compliance] adotadas por uma empresa, que podem ser reconhecidas como fator atenuante em um eventual processo de responsabilização”, aponta o Ministério da Transparência, Fiscalização e Controladoria-Geral da União.
Para empresas que estão em um estágio mais inicial de implantação, é fundamental a definição do código de conduta, alinhando a visão, missão e os valores com as principais políticas e procedimentos.
Há a necessidade de uma campanha inicial voltada a todos os stakeholders para comunicar a nova visão da empresa, seguida de campanhas continuas de reforço.
Para a mudança cultural, a comunicação dos principais pontos do Compliance deve ressaltada desde o processo de integração de novos funcionários, e durante todo o ciclo de permanência do colaborador na empresa. Ou seja, de de modo periódico por meio de campanhas e ações atraentes e também de conteúdo relevante.
A seguir, estão nove medidas a serem introduzidas para garantir a efetividade do programa de Compliance por meio de estratégias de comunicação:
1 – O tom vem de cima
A alta administração representa a mais forte influência na cultura organizacional. É ela que determinará o estímulo a mudanças e seu modelo balizará a conduta dos demais, reproduzindo-se em efeito cascata.
2 – Identifique os mitos e demonstre os benefícios
Leve em consideração a cultura organizacional e a influência da cultura nacional.
3 – Eleja embaixadores
Busque as pessoas certas para disseminar boas práticas.
4 – Estabeleça formas de mensurar os resultados
Mapeie e monitore: estabeleça metas de redução de riscos.
5 – Alie comunicação e treinamento
Promova treinamentos vivencias e uma política de comunicação baseada na transparência.
6 – Dê voz a todos
Garanta um canal de denúncias, investigue, resolva e reporte.
7 – Nas campanhas internas, calibre as condutas
Incentivos e sanções — os mecanismos-chave.
8 – Avalie e evolua
Estabeleça critérios de métrica e promova melhorias no programa.
9 – Prove que você tem um programa:
fórmula de sucesso e abrandamento de sanções.
O papel da comunicação deve ser estratégico em cada fase. Por isso, é fundamental o desenvolvimento de um planejamento, com a definição da matriz de responsabilidades entre todas as áreas e um sistema de mensuração de resultados com indicadores (KPI’s) bem definidos. A comunicação deve explorar os mais diferentes meios possíveis, atingindo a todos os níveis de funcionários. Recomenda-se ainda que sejam feitas pesquisas que mensurem o quanto as regras estão sendo bem compreendidas e internalizadas por eles.
