Ter um plano de Comunicação Interna é o primeiro passo para diferentes ações que a área pretende realizar e essa é a hora. Afinal, ele desenvolve uma compreensão clara sobre o modo como a marca atingirá o público-alvo com as mensagens certas.
Não por acaso, é considerado uma ferramenta importante para garantir que a organização tenha resultados mensuráveis e, principalmente, positivos. Entretanto, muitos profissionais se equivocam pensando que elaborá-lo seja complexo ou até mesmo perda de tempo.
Pensando nisso, listamos oito passos simples que certamente ajudarão você a criar um plano de Comunicação Interna eficaz para 2024 — seja para um serviço, produto, setor ou empresa. Vamos conferir?
Antes de começarmos, vamos entender o que é Comunicação Interna?
A Comunicação Interna é uma área da Comunicação Integrada que foca suas ações nos colaboradores de uma empresa. Trata-se da transmissão e do compartilhamento de informações relevantes e estratégicas em um ambiente corporativo. Essa troca pode ser feita tanto de forma vertical (entre superiores e subordinados e vice-versa) ou de forma horizontal (entre os funcionários de um mesmo nível hierárquico).
Mas do que se tratam essas informações?
Isso pode variar de uma mensagem mais ampla, como a propagação dos valores, missões, visões, estratégias de mercado e objetivos organizacionais, até algo mais segmentado e restrito a um grupo de funcionários, como feedbacks e metas por departamento.
O principal objetivo da Comunicação Interna é manter os colaboradores alinhados e engajados com os objetivos, causas e discursos da organização. Dessa maneira, são estabelecidas e estimuladas condutas que vão ao encontro do que a empresa prega.
Para que isso aconteça, o relacionamento com os profissionais da casa deverá ser transparente, constante, empático e simples.
Qual é a importância da Comunicação Interna para as empresas?
· Melhora o clima organizacional.
· Aumenta a produtividade interna.
· Diminui a taxa de rotatividade.
· Facilita a integração de novos funcionários.
· Minimiza os boatos e as fofocas.
· Reduz os efeitos de uma crise.
· Dissemina a cultura organizacional de forma efetiva.
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O que é e qual a importância de um plano de Comunicação Interna?
Segundo a HubSpot (desenvolvedora e comerciante americana de produtos de software para inbound marketing, vendas e atendimento ao cliente), um plano de Comunicação Interna permite que sejam fornecidas as informações com eficiência às partes interessadas. Sendo necessário identificar as mensagens que devem ser promovidas, para quem ela será direcionada e em quais canais de comunicação serão utilizados.
Em termos mais simples, trata-se de um plano detalhado (do começo ao fim) para entregar qualquer informação estratégica ao público-alvo. Seja esse para impulsionar as vendas, aumentar a conscientização do público sobre um produto da marca ou até mesmo um lançamento, todos esses objetivos da empresa, precisam de um plano de Comunicação.
O que um plano de Comunicação Interna deve conter?
O plano de Comunicação Interna é o núcleo da estratégia do seu projeto. Por isso, ao elaborá-lo, ele deve estar municiado de informações que sejam capazes de responder a perguntas como estas:
· Por que a marca quer se comunicar? Qual é o propósito?
· Para quem será destinada a informação? Quem é o seu público?
· O que é desejado comunicar? Qual é a mensagem?
· Como a comunicação será feita? Quais canais serão usados?
· O que se deve fazer para usar esses canais?
· Como a informação será compartilhada?
Confira oito dicas essenciais para o seu plano de Comunicação Interna para 2024!
1. Faça um diagnóstico da Comunicação Interna.
Analise a situação atual da Comunicação Interna da empresa. Por meio de uma auditoria de opinião, verifique se as mensagens estão sendo transmitidas de forma correta e os canais utilizados são eficazes para os públicos internos.
2. Defina seus objetivos.
Após avaliar todas as informações coletadas, defina os objetivos macro e micro da comunicação. Vale mencionar que é importante que eles sejam vistos como contribuintes para a realização dos objetivos gerais da organização.
Desta forma, serão reconhecidos não apenas como um add-on, mas algo tão fundamental quanto os objetivos operacionais para alcançar a missão global da organização.
3. Identifique falhas.
Após a aplicação da pesquisa, você terá em mãos informações sobre a clareza e relevância dos conteúdos disseminados, a maturação e relevância da comunicação da liderança, a presença e importância da comunicação informal, a eficácia dos canais, bem como sua aceitação e utilização e a expectativa e o entendimento que os colaboradores têm em relação à Comunicação Interna.
Diante das respostas, será possível identificar e corrigir possíveis falhas na Comunicação Interna da companhia.
4. Classificação dos públicos.
Cada colaborador tem função, cargo, localidade e objetivos de trabalho diferentes e, por isso, tem diferentes necessidades de Comunicação. Assim, é preciso conhecer e estratificar os públicos internos para que eles sejam envolvidos em ações e recebam informações sobre a companhia de forma customizada.
5. Classificação de assuntos.
Mapeie os assuntos que permeiam o ambiente da Comunicação Interna e, em seguida, agrupe-os e classifique-os. Esse passo é necessário para entender como os temas deverão ser trabalhados – e em qual profundidade, para cada grupo de funcionários.
6. Desenvolvendo um plano e suas ações.
Alinhe os objetivos e crie ações de Comunicação Interna, levando-se em conta que há casos em que será preciso segmentar os públicos, afinal nem tudo deve ser comunicado para todos. É importante lembrar, no entanto, que a liderança deve ser sempre priorizada, pois são os líderes que irão ajudar no cascateamento das informações relevantes para seus times.
7. Estabeleça um cronograma para seu plano de Comunicação Interna.
Para garantir, com mais solidez, que os objetivos sejam alcançados, você precisa planejar e agendar cada passo e cada etapa do seu plano de comunicação. Assim, com base em pesquisas (e também nos recursos que você dispõe), estabeleça um cronograma com as estratégias de Comunicação Interna, bem realista e consolidado para definir seu plano.
8. Mensuração dos resultados.
A mensuração de resultados na Comunicação Interna é um desafio. Há várias formas de fazê-la, mas o mais importante é escolher as que respondam ao que a gestão da função e do negócio precisa saber. Pode-se medir, por exemplo, a correta compreensão de enviar mensagens, a eficácia da comunicação de liderança ou o retorno de investimento de uma ação, ou campanha.
Agora que você já conhece os oito passos para se construir um plano de Comunicação Interna, arregace as mangas e comece a fazer seu planejamento para 2024. Com base nas informações acima, use (e abuse) da sua criatividade para tornar a Comunicação Interna impactante e vital para sua empresa.
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