Onboarding: qual a importância e como fazer?

O Onboarding, no contexto empresarial, é o processo de integração de novos funcionários, é a primeira impressão que o colaborador tem da organização e o primeiro passo de sua jornada neste novo desafio.

Além de questões administrativas, o onboarding de novos funcionários envolve um conjunto de fatores que visam facilitar a adaptação, treinamento e familiarização com a cultura, missão, visão, valores, propósito, políticas e procedimentos da empresa.

O objetivo principal durante o processo de onboarding é tornar a transição do novo profissional mais tranquila e produtiva, fazendo com que seja uma experiência positiva, porque uma integração eficaz ajuda o recém-chegado a se sentir valorizado e conectado à cultura organizacional desde o início.

Qual a importância da integração de novos funcionários?

Ao começar um novo trabalho, o colaborador precisa ficar por dentro de procedimentos e dinâmicas que vão impactar seu dia a dia. Mais que isso, ele precisa conhecer os colegas de trabalho, as lideranças, o fluxo operacional e até mesmo a história da empresa.

Dessa forma, uma integração eficaz é fundamental para proporcionar satisfação aos novos contratados, para a retenção de talentos e para um melhor desempenho a longo prazo.

Veja só!

Satisfação

Ao ser bem acolhido e recebido como parte da equipe, o colaborador se sente valorizado e pertencente ao time desde o primeiro dia de trabalho. Isso gera maior engajamento com o local de trabalho e aumenta as chances de que sua jornada seja bem-sucedida.

Retenção

Fazer um onboarding bem estruturado reduz as chances de os novos colaboradores deixarem a empresa prematuramente, o que diminui a taxa de turnover.

Melhor desempenho

Conhecer e se aprofundar nos processos, sistemas e cultura da empresa, torna os profissionais mais produtivos e eficientes.

DESCUBRA COMO FAZER O ONBOARDING DE NOVOS FUNCIONÁRIOS ABAIXO↓

Como fazer o onboarding de novos funcionários?

Planejamento: é muito importante criar um plano de integração que inclua o cronograma, as tarefas, as responsabilidades de cada pessoa e área envolvidas.

Cultura organizacional: difundir o propósito, a missão, visão e valores durante o processo de onboarding é fundamental. Garanta que a cultura da empresa esteja conecta em toda a estratégia de integração, inclusive com algumas dicas de aplicação no dia a dia.

Treinamento: forneça treinamentos técnicos relevantes para a função do recém-chegado, assim como tours pelo escritório, instalações fabris ou de armazenamento, e encontros para apresentar pontos-chave do negócio e da história da empresa.

Integração social: tão importante quanto conhecer questões operacionais e estratégicas, o contato humano é fundamental no onboarding de novos funcionários. Proporcione momentos de integração entre os colegas e diferentes equipes.

Escolha um padrinho ou madrinha: algumas empresas adotam a tática do apadrinhamento para acompanhar mais de perto o processo de onboarding, fazendo uma gestão de pessoas mais imediata. Atribua funcionários mais experientes para acompanhar os novos contratados.

Como melhorar o processo de onboarding?

A área de comunicação interna desempenha um papel central nos processos de onboarding das empresas e se posiciona como uma forte aliada da equipe de Recursos Humanos. Ferramentas digitais, programas de treinamento, reformulação dos processos e estratégias de comunicação eficazes podem criar uma experiência mais leve e produtiva no processo de integração.

Nesta etapa inicial da jornada de novos profissionais, as duas áreas podem atuar em conjunto, cada uma trabalhando com sua expertise para transmitir mensagens que vão gerar o engajamento e possibilitar uma trajetória bem-sucedida.

Confira algumas dicas!

Comunicação transparente: desde o início, garanta que os funcionários entendam suas funções e responsabilidades, para alinhar as expectativas. Transmita mensagens claras e consistentes que explicam o processo de integração, o que os novos colaboradores podem esperar e os recursos disponíveis para eles. Essa comunicação ajuda a evitar confusão e incerteza.

Materiais de Treinamento: tenha documentos sólidos e atualizados – como apresentações, vídeos e guias – para o treinamento dos novos contratados. Garanta que os materiais sejam facilmente acessíveis, no formato digital ou impresso, e que eles estejam com as informações mais recentes, para não gerar dúvidas e falhas nos processos.

Conheça o seu público: cada empresa tem suas particularidades, então não é uma regra a forma como acontece o processo de integração. Faça pesquisas e converse com os colaboradores para entender qual seria o formato mais adequado e atraente para o aprendizado, que pode ser vídeo, podcast, conversas individuais, e-book, entre outros.

Recursos para o dia a dia: compartilhe e garanta que o recém-chegado terá acesso às ferramentas necessárias para desempenhar suas funções, seja entregar os equipamentos para os que trabalham em home office, liberar o acesso ao escritório ou disponibilizar arquivos padronizados, como apresentação de relatórios, propostas comerciais ou mailing de clientes.

Feedback e Avaliação: aplique pesquisas de feedback para os novos funcionários, coletando informações sobre como eles estão assimilando todo o conhecimento adquirido. Certifique-se também de como o colaborador está se sentindo com todas as novidades, a fim de que ele fique confortável com os primeiros passos.

Envolvimento Social: crie oportunidades para que os novos colaboradores se conectem com seus colegas, isso pode incluir eventos de boas-vindas, grupos de redes sociais internos e outras atividades sociais.

Falando um pouco mais…

Personalização: para que o processo de integração seja mais atraente, faça adaptações de acordo com as necessidades e interesses de cada novo funcionário.

Gamificação: introduza elementos de gamificação para tornar o processo mais envolvente.

Campanhas de comunicação crie campanhas de sensibilização que destacam a cultura da empresa, seus valores e missão. Isso ajuda a transmitir a identidade da organização aos novos colaboradores e serve como reforço para os que já fazem parte da equipe.

Adaptando o onboarding para os novos modelos de trabalho

Com a pandemia, o trabalho remoto tornou-se realidade para muitos profissionais. Inclusive, empresas começaram a contratar pessoas de outras cidades e até mesmo países. Veja a seguir como realizar o processo de integração à distância sem perder a qualidade da comunicação:

Plataformas digitais e Intranet

Essas duas ferramentas permitem o compartilhamento de informações, documentos e recursos de treinamento de forma centralizada e de fácil acesso para todos. Com elas, os novos colaboradores podem obter informações essenciais, como políticas da empresa, benefícios, organograma e guias de procedimentos. Para complementar, você pode adotar plataformas de E-Learning com sistemas de gerenciamento de aprendizado (LMS) para criar cursos online.

Videochamadas

Mesmo que sua empresa tenha tudo concentrado em um espaço digital e disponha de manuais com passo a passo para os novos colaboradores, não se esqueça do contato humano. Colaboradores que estão distantes fisicamente precisam de conversas online face to face, para criar conexão. Garanta que, pelo menos na primeira semana, o dia a dia seja em conjunto com alguém da mesma área, para trabalharem juntos.

Integração interdepartamental

Lembre-se que pessoas de áreas diferentes também precisam se comunicar. Então, organize uma reunião com um representante de cada departamento, algo breve, 15 minutinhos, para apresentar o novo contratado. Assim, quando eles precisarem conversar, não vai gerar um desconforto do primeiro contato.

Redes Sociais Internas

Plataformas de rede social interna podem ser usadas para criar grupos específicos para novos colaboradores, onde eles podem interagir, fazer perguntas e compartilhar suas experiências. Isso ajuda a construir conexões e traz a sensação de pertencimento desde o início.

Aposte em especialistas para te auxiliar neste processo

O Grupo Trama Reputale acredita que o público interno merece toda a atenção e deve ser tratado como prioridade. Para facilitar o seu processo de integração de novos funcionários, oferecemos soluções de comunicação especializadas que vão ajudar sua empresa a proporcionar um onboarding de qualidade para reter talentos e garantir a performance a longo prazo.