Por Renan Torres
Que ferramentas são utilizadas no ambiente de trabalho todos os dias? Nem sempre é assunto sobre o qual pensamos. Comumente, as empresas escolhem o que desejam usar no dia a dia, aplicam na rotina e os colaboradores replicam. Mas quais as ferramentas mais utilizáveis quando falamos do setor mais antenado de uma corporação: o de tecnologia?
Uma pesquisa divulgada pelo Canva, realizada com mais de 1.360 CIOs, aponta que 57% dos CIOs brasileiros enfrentam dificuldades no que diz respeito a sobrecarga nas equipes de TI. E uma das soluções para resolver essa questão é organizar as demandas de maneira mais eficiente.
Por sorte, diversas ferramentas já existem, até mesmo em versões gratuitas, que podem ser boas aliadas dos CIOs, que são os responsáveis por escolher àquelas que melhor se adequam as necessidades e realidades da rotina da empresa e dos colaboradores.
Para defini-las, vale a pena separar o setor de acordo com cada uma de suas demandas, dividindo os tópicos mais abrangentes e àqueles que são especificidades da corporação em si.
Comunicação
Indispensável em qualquer setor, a comunicação precisa ser sempre clara e passar a informação correta entre gestores e colaboradores. Seja no alinhamento de uma tarefa, na criação de novos projetos, ou até mesmo na hora da aplicação de feedbacks, uma boa comunicação garante assertividade e evita erros.
Um exemplo simples e muito usado na rotina de diversas marcas, é o WhatsApp Business, que pode ser utilizado tanto para troca de mensagens entre equipes quanto para contato com clientes.
Segundo dados de um estudo encomendado pela Yalo e realizado pelo International Data Corporation (IDC), o WhatsApp Business é a principal ferramenta utilizadas pelas empresas, com 95% delas adotando o app no dia a dia. Com ele, a comunicação se torna mais simples e rápida, facilitando diversos processos. Além disso, a versão business possui funções que profissionalizam o uso do aplicativo e garantem segurança na troca de informações.
Organização e distribuição de tarefas
Uma das ferramentas mais utilizadas para organização e distribuição de tarefas é o Slack, um software que permite separar as tarefas por departamento e por cliente, permitindo ao gestor destinar a cada colaborador o que deve ser produzido. Além disso, o próprio profissional terá o controle de suas entregas e poderá atualizar em tempo real aquilo que já foi finalizado.
Gerenciamento de tempo
Diversas empresas sofrem com a dificuldade de gerenciar o tempo e produtividade de seus colaboradores. Por isso, contar com ferramentas que possibilitem esse controle é essencial. Além disso, as ferramentas podem oferecer insights valiosos para o gestor, que poderá identificar oportunidades de melhoria em processos e no desenvolvimento profissional de cada liderado.
Dentro do que o mercado oferece, a Artia permite uma visão de prazo, esforço e rentabilidade de todos os projetos da empresa a qualquer momento. Possibilitando o controle de prazos importantes e permite saber em qual entrega o time está trabalhando em tempo real.
Vale destacar que a ferramenta não tira a autonomia do colaborador para gerir seu próprio tempo e dedicar o período necessário para desempenhar bem suas funções, mas sim lhe dá suporte para se organizar de maneira mais eficaz.
Mapeamento e gestão de projetos de TI
Além de cuidar da tecnologia por trás da empresa, é comum que áreas de TI desenvolvam novos projetos totalmente novos nas corporações, seja para clientes da marca ou para uso interno da empresa.
Para isso, o gestor precisará de uma ferramenta que o ajude a mapear a definir o escopo de cada projeto junto de sua equipe e a elaborar os métodos que serão usados no desenvolvimento. Para isso, a metodologia EAP (Estrutura Analítica de Projetos) permite tomar decisões assertivas e organizar as atividades. Um bom exemplo é a Miro, que possui templates customizáveis que auxilia na distribuição de cada tarefa e na visão total de cada projeto.
Não pare por aí
Essas são apenas algumas ferramentas que podem tornar a gestão no departamento de tecnologia mais eficaz. Existem outros softwares que podem deixar a rotina do gestor ainda mais facilitadas e proporcionar um bom ambiente para os colaboradores. Explorar as possibilidades é a melhor forma de encontrar o que melhor se adequa à realidade da sua empresa e a necessidade do seu time.
*Renan Torres é vice-presidente da Arklok, uma das principais empresas no mercado de full outsourcing de infraestrutura de TI do Brasil.