Saiba o que incluir em um guia de redes sociais para colaboradores

Por isso, não é de surpreender que a distinção entre utilização profissional e pessoal possa ser pouco clara para muitas pessoas, o que faz da elaboração de orientações claras sobre as redes sociais mais do que um apêndice na comunicação com empregados. Um guia de redes socais é, também, um material estratégico para promover a imagem da companhia, ao mesmo tempo em que previne transtornos e crises de imagem provocados por pessoas sem orientação adequada.

O guia deve descrever como se comportar nas mídias sociais de forma positiva e saudável para o bem da própria pessoa, da empresa, da equipe e dos clientes, em vez de adotar um tom de policiamento e censura, que acaba com a possibilidade de que eles se tornem embaixadores da marca.

“É fundamental tomar cuidado nesse sentido, pois precisamos mobilizar e engajar os funcionários para que eles contribuam para a potencialização da marca. No final das contas, são eles que aumentam as taxas de engajamento. Nos treinamentos que oferecemos a nossos clientes, costumamos enfatizar que as pessoas desejam se comunicar com outras pessoas, com aqueles que representam as empresas, e não apenas com as marcas. Isso não pode ser ignorado”,  conta Helen Garcia, diretora de Comunicação Integrada do Grupo Trama Reputale.

Helen Garcia, Diretora de Comunicação Integrada do Grupo Trama Reputale.

“As pessoas querem ver rostos, querem se identificar. Portanto, dentro desse contexto, surge a necessidade de criar um guia que vai ajudá-las a manter esse relacionamento sem deslizes ou riscos. No entanto, esse material não deve ser apenas um documento em papel; ele deve estar integrado à política da empresa e muitas vezes precisa ser complementado por outras iniciativas de comunicação interna, para que as pessoas realmente absorvam o conteúdo de forma eficaz”, complementa.

Ao elaborar o material, é importante lembrar que cada empresa é única. Seus valores e propósito, assim como a cultura, devem ser levados em consideração, sempre. Muitas vezes, estabelecer um diálogo com os colaboradores também pode ser útil para diagnosticar dúvidas ou preocupações específicas que podem ser úteis para serem abordadas no guia.

“Cada empresa tem sua abordagem. Algumas são mais descontraídas e divertidas, enquanto outras estão mais focadas em alinhar o discurso que será adotado no LinkedIn. Dessa forma, muito do que vai conter um guia para redes sociais depende do contexto da empresa e de como seu público se relaciona com os perfis dos funcionários em cada plataforma”,  diz Helen.

Ela reforça que o guia também precisa estar alinhado com a estratégia e a política de gestão de riscos da empresa, para garantir a consistência e a segurança da marca.

Com isso em mente, confira algumas orientações que vão ajudá-lo(a) a elaborar o guia de redes sociais da sua empresa:

Dos and Dont’s

Marcar a empresa como seu empregador em suas mídias sociais, desde que seja espontâneo, é uma ótima recomendação para os colaboradores. Também é importante:

1. Não se envolver com concorrentes de forma inadequada;
2. Compartilhar publicações, eventos e histórias publicadas nas mídias sociais oficiais da empresa;
3. Não compartilhar segredos da empresa ou informações confidenciais de seus colegas;
4. Não comentar sobre questões legais relativas à empresa;
5. Não se envolver com trolls, cobertura ou comentários negativos.

Privacidade

Nunca é demais lembrar à sua equipe que as informações confidenciais da empresa também possuem essa natureza fora do expediente. Sejam informações privadas sobre colegas de trabalho, divulgações financeiras, produtos futuros, comunicações privadas, informações de pesquisa e desenvolvimento ou outras informações confidenciais, esclareça que a privacidade e a confidencialidade devem ser respeitadas em todas as plataformas de mídia social.

Intolerância a qualquer forma de assédio ou violência

Um guia de redes sociais geralmente lembra a equipe de ser gentil nas interações virtuais. Mas, além de promover a positividade, as empresas também devem deixar claro que não toleram nenhuma forma de assédio nessas plataformas.

Por outro lado, essa é uma oportunidade de oferecer apoio aos seus funcionários, caso eles sejam as vítimas. Informe às pessoas como agir diante de situações desagradáveis que elas possam ter vivenciado nas redes sociais.

Diversidade e inclusão

É importante que todos os empregadores e marcas promovam a inclusão dentro e fora das mídias sociais. Incentivar seus funcionários a fazer o mesmo é uma forma de mostrar que você também se preocupa com eles. As diretrizes de inclusão podem abordar os seguintes itens:

• Usar pronomes inclusivos (eles/elas/seus/suas/filho(a)s);
• Fornecer legendas descritivas para as imagens;
• Ser cuidadoso com relação à representação;
• Não fazer suposições sobre gênero, raça, experiência ou capacidade;
• Evitar emojis específicos de gênero ou raça;
• Sentir-se à vontade para compartilhar seus pronomes preferidos;
• Usar letras maiúsculas no título das hashtags (isso as torna mais legíveis para leitores de tela);
• Usar imagens e ícones diversos. Isso inclui imagens de banco de imagens, emojis e visuais de marca;
• Denunciar e remover todos os comentários considerados sexistas, racistas e preconceituosos em relação à idade, homofóbicos ou de ódio para qualquer grupo ou pessoa.

Considerações legais

Suas diretrizes sociais podem incluir um lembrete aos colaboradores para que respeitem a propriedade intelectual, os direitos autorais, as marcas registradas e outras leis relevantes. Em caso de dúvida, a regra geral é relativamente simples: se o conteúdo não for seu e você não tiver permissão, não publique!

Utilização pessoal x profissional

Os colaboradores devem separar a sua presença pessoal e profissional nas redes sociais. Eles  devem partir do princípio de que os clientes e futuros empregadores também irão ler as informações nas suas contas pessoais.

“Em relação a esse tópico, é muito importante dar atenção ao que pode ou não ser vetado. Acredito que o foco principal deve ser sensibilizar e mostrar o que pode prejudicar a reputação da empresa e das pessoas. O caminho é conscientizar os funcionários sobre os objetivos de cada rede, especialmente no LinkedIn, onde as pessoas assinam em nome da empresa. Elas devem estar cientes do tipo de foto, conteúdo e tom adequados a serem usados”,  completa Helen.

Cautela ao publicar

As publicações feitas em nome da empresa devem ser coerentes com suas práticas e objetivos de marketing e relações públicas. Os colaboradores devem ter especial cuidado ao revelar informações confidenciais.

Você já sabe quais caminhos seguir ao elaborar um guia para redes sociais e, assim, evitar problemas que podem afetar de modo significativo a imagem de sua empresa. Agora, se você já está enfrentando uma crise no Instagram, LinkedIn e afins, clique aqui e descubra como lidar com o problema.