Diagnóstico de Comunicação Interna: o que é e por onde começar?

O diagnóstico de comunicação interna é um importante instrumento para levantar dados e, por meio deles, traçar planos e estratégias que tenham chances reais de impactarem os colaboradores. Saiba aqui como começar o seu!

Em se tratando de comunicação interna, nem sempre é uma tarefa fácil estruturar, ou mesmo evoluir, um sistema de comunicação efetivamente estratégico, não é mesmo? Muitas ações precisam ser feitas dentro e fora da empresa para alcançar esse objetivo.

O primeiro passo, sem dúvida, é realizar um Diagnóstico de Comunicação Interna. Mas nem sempre a opção é viável. Então, saiba aqui como tirar o projeto do papel e começar o seu agora mesmo!

O que é um Diagnóstico de Comunicação Interna?

O diagnóstico de comunicação interna nos permite extrair uma visão tridimensional da organização: seus pontos fortes e fracos, mapear demandas, esclarecer mitos e, finalmente, cruzar essa base de informações com os pilares da cultura e desafios do negócio.

Quanto maior e mais qualificada for a base de dados, mais apurado será o diagnóstico e, consequentemente, maiores a sua chance de ter um plano coeso e assertivo. O porte e o investimento de tempo e recursos em um diagnóstico de comunicação interna dependerão de inúmeras variáveis e possibilidades, mas, em regra, um bom ponto de partida é a tríplice análise:

3. Análise de materiais consolidados (reportes, relatórios ao mercado, pesquisas de clima anteriores, feedbacks de campanhas e outras informações que estejam à mão da sua área e de áreas parceiras, dentro da empresa);
4. Entrevistas em profundidade, em regra, com membros do board da organização, lideranças-chave e representantes de áreas estratégicas. Mas, lembre-se: não existem limitações! A definição dos “convidados” dependerá, novamente, do que pretendemos investigar e descobrir.
5. E finalmente, grupos focais, onde a ideia é compor uma “mesa” com profissionais de diferentes áreas e background para refletirem sobre temas sensíveis à organização.

Para que serve um Diagnóstico de Comunicação Interna

O cruzamento e a análise dos dados colhidos permitirão construir, mapear cenários e agrupar inputs determinantes para um entendimento mais profundo e completo da organização, permitindo, assim, o desenvolvimento de um plano de comunicação 100% alinhado ao negócio e à realidade do público interno e demais stakeholders. Isso inclui:

1. Fotografia atual, real e multidimensional do cenário da comunicação na empresa;
2. Traçar rotas a partir de encaminhamentos concretos e factíveis;
3. Definir um plano de gestão completo, do tático à governança.

O diagnóstico é o primeiro passo que uma empresa deve dar antes de pensar na implementação de um projeto, independentemente do resultado esperado, que pode ser:

• mudar a cultura da empresa ou identidade de marca;
• tornar o ambiente mais agradável;
• promover mais qualidade de vida no trabalho;
• dirimir (ou pautar) as conversas da “rádio peão”;
• engajar os colaboradores com a missão, visão e os valores, entre outros.

Ainda não foi inventado nada que substitua um bom e imersivo diagnóstico. Seja qual for a meta que se deseja alcançar. O diagnóstico de comunicação interna detecta os motivos pelos quais a ação se faz necessária e avalia profundamente as condições das equipes e da empresa, proporcionando, assim, uma direção no melhor caminho a ser seguido.

Qual o melhor Escopo para um Diagnóstico de Comunicação Interna?

São inúmeros os pontos em que o propósito da comunicação pode impactar na definição do escopo de um diagnóstico. Vamos a algum deles?

• Matriz de comunicação interna – se a premissa de uma “matriz” estratégica é sua conexão com os pilares da comunicação, ter um propósito consolidado ajuda a Comunicação Interna a entender como “entregar” tais pilares face aos canais, conteúdos, públicos e outros elementos e variáveis constitutivos de um sistema de CI;
• Política de Comunicação Corporativa – o que sua área pretende em curto e médio prazos? Se o seu momento exige uma postura proativa, que impulsione a comunicação interna como um todo, que traga as áreas para dentro de todo esse sistema, então, seu olhar deve ser um.

Mas, se sua Comunicação pretende ser consultiva, atuando como curadora de conteúdos e parceira em um sistema onde se destaca a colaboração, o olhar é outro. E essa orientação influenciará todo o processo de diagnóstico, culminando na definição de fluxos, processos, papeis e responsabilidades que precisam estar pertinentes com a “vocação” da área. Entendeu?

A jornada de evolução e amadurecimento em Comunicação Interna é cíclica e devemos estar prontos para recomeçá-la. E o melhor momento para dar esse passo sempre será hoje mesmo.

Hoje, diante das limitações que a pandemia impõe, acirradas pelas dificuldades econômicas que derivam dela, as dificuldades para realização de um diagnóstico amplo e completo são ainda maiores. Então, como avançar em sua comunicação interna junto em um momento em que ela é mais exigida?

Separei três dicas que considero super importantes para dar o kick-off no seu processo de construção de um diagnóstico em comunicação interna:

Como fazer o diagnóstico de Comunicação Interna?

1) Conheça a área de Comunicação de dentro para fora

Faça o planejamento da área de comunicação interna, partindo de uma investigação legítima de suas aspirações, limites e potenciais, em curto e médio prazos. E seja realista! É comum que planos comecem a emperrar quando colocados em prática por se basearem em uma visão idealizada da área.

Faça um movimento de autoanálise seguro e cercado de cuidados, realizando uma escuta transversal, seguindo as “rotas informacionais” dentro da empresa. Ou seja, identifique os caminhos percorridos pelas informações (oficiais e não oficiais) identificando, entre outros elementos:

• a natureza das informações que circulam internamente (negócios, pessoas, processos, efemérides, informações globais x locas etc.);
• os vários públicos internos da organização. Sim, no plural! Não se trata, aqui, de transpor o organograma da empresa, mas de um entendimento criterioso de cluster de perfis com realidades e necessidades comunicacionais. É comum que as necessidades de um determinado profissional tenham mais a ver com a de um determinado grupo de interesse formado do que com a de seus pares hierárquicos. Olhar apenas para o quadro funcional pode ser enganoso e esconder potenciais de melhoria;
• Importante: não estou falando da criação de uma missão para a área, mas de uma reflexão maior, mais profunda e alicerçada em evidência – como dito antes – em reais aspirações, limites e potenciais. Mais do que “palavras na parede”, o exercício pode render a identificação do verdadeiro PROPÓSITO da área.

2) Ouça o Colaborador, seguindo a rota da informação

Afinal, eles são os consumidores da CI. Nessa etapa, é importante coletar dados como:

• perfil do colaborador (idade, sexo, escolaridade, cargo, renda, assuntos corporativos de interesse etc.);
• setor (financeiro, administrativo, TI, entre outros);
• avaliação do colaborador sobre a CI;
• quais veículos da comunicação disponíveis ele conhece e quais ele mais utiliza;
• avaliação de cada canal de comunicação;
• sugestões do que o colaborador gostaria de encontrar nos veículos de CI.

As pesquisas podem ser qualitativas e/ou quantitativas e serem feitas por meio de ferramentas de coleta de dados já existentes na Internet (algumas até gratuitas).

Um ponto importante aqui é o anonimato dos participantes. Eles não podem se sentir constrangidos ao exporem suas ideias sobre a Comunicação Interna e/ou aos processos da empresa, principalmente, se tiverem alguma crítica.

Apenas resgatando: é escutando – com atenção – que iremos mapear as rotas da informação dentro da empresa, detectando sobreposições e ausências, potenciais e carências, públicos além dos cargos e outras variáveis.

3) De dentro para fora (e além)!

Como dito, um diagnóstico completo é, de fato, é essencial e insubstituível. Mas, diante da inviabilidade de tirar esse projeto do papel, a redefinição do propósito da Comunicação Interna garante avanços que farão muita diferença lá na frente.

Em vez de esperar pelo momento ideal, você pode lançar o quanto antes o desafio de entender-se como área e preparar-se para as novas oportunidades quando elas vierem.

O real entendimento da área, sua estrutura, aderência aos valores, domínio de mensagens-chave e narrativas, e, finalmente, do seu potencial de impactar o negócio, permite que a área de CI faça as PERGUNTAS CERTAS na hora de definir, por exemplo, o escopo de um pesquisa de clima e, claro, de um diagnóstico de comunicação.