Para garantir a eficácia da comunicação interna , é essencial elaborar um plano de ação estruturado e adaptado às necessidades da organização.
A seguir, apresentamos um passo a passo para desenvolver uma estratégia de comunicação interna de qualidade em uma empresa de tecnologia.
Conheça Profundamente seu Público Interno
Empresas de tecnologia possuem equipes multifuncionais com distintas características e necessidades, como desenvolvedores, designers, gerentes de projetos e analistas de dados.
Por isso, realize mapeamentos para identificar perfis e preferências de consumo de informação de seus colaboradores e investigue quais desafios específicos de comunicação interna nas empresas há entre esses profissionais.
Para ajudar, é possível realizar um diagnóstico de comunicação interna para levantar dados e, por meio deles, traçar planos e estratégias que tenham chances reais de impactarem os colaboradores.
“Com base nesse diagnóstico, é possível identificar ações prioritárias para melhorar a comunicação interna e criar um ambiente de colaboração mais produtivo”, comenta Denise Pragana, gerente de Comunicação Interna do Grupo Trama Reputale.
Outro ponto crucial, especialmente em empresas do setor tecnológico, é estabelecer pontes entre áreas técnicas e não técnicas.
“Traduzir informações complexas de forma acessível é indispensável para minimizar ruídos e promover um entendimento compartilhado das metas organizacionais”, diz Denise .
Denise Pragana, gerente de atendimento do núcleo de CI do Grupo Trama Reputale.
Por isso, é preciso elaborar uma política de comunicação interna eficiente e um manual de tom de voz que garantam conteúdos acessíveis, que sejam facilmente assimilados por todos.
Crie Campanhas de Comunicação Interna
Não dá para pensar em um planejamento de comunicação interna estratégico sem considerar as campanhas de comunicação interna.
Como abordam temas relevantes para a organização em períodos prolongados, elas são essenciais para promover mudanças no comportamento e ações desejadas, além de incentivar a vivência dos valores e do propósito da empresa no dia a dia.
Empresas de tecnologia, em especial as que adotam modelos remotos ou híbridos, enfrentam o desafio de manter a cultura organizacional presente mesmo sem a interação presencial diária. Nesse contexto, campanhas que promovem pertencimento tornam-se um diferencial.
Outro aspecto relevante é a conscientização sobre temas como segurança da informação, diversidade e inclusão ou bem-estar no trabalho.
Como fazer? Confira um case do setor.
Um dos nossos clientes do setor de tecnologia, por exemplo, adotou a inovação como tema de sua principal campanha de comunicação interna em 2024.
O planejamento contou com workshops e palestras voltados ao tema, além de uma série de audiocasts com consultores e pessoas chave dentro da empresa, que exemplificaram como é possível vivenciar a inovação no dia a dia.
A campanha também contou com guias e outros materiais de apoio com foco na promoção da criatividade e no reconhecimento de ideias inovadoras no ambiente de trabalho.
Estabeleça uma Matriz de Canais de Comunicação
Em ambientes dinâmicos e digitais, a escolha certa dos canais de comunicação interna é crucial para alcançar uma comunicação interna eficiente. Algumas soluções indispensáveis incluem:
- Microsoft Teams: para comunicação ágil e colaboração interativa;
- E-mail: para conteúdos informativos de maior relevância estratégica;
- Intranet: como hub para documentos institucionais, notícias e informações sobre benefícios, entre outros documentos;
- Newsletter: para reforçar a disseminação das informações compartilhadas na intranet, com periodicidade semanal, quinzenal ou mensal;
- TV corporativa: para lembretes e compartilhamento de informações que demandem ação dos colaboradores (como participação em eventos, preenchimento de cadastros ou pesquisas);
- Eventos internos e town halls: para reforçar alinhamentos estratégicos diretamente com os gestores, humanizar a alta liderança e aproximá-los dos demais colaboradores;
- Rede social corporativa: uma ferramenta poderosa, especialmente para um público que ama tecnologia, ao unir a conveniência dos smartphones à agilidade dos canais de comunicação interna para promover engajamento.
Mas lembre-se:
- com tantas ferramentas de comunicação disponíveis, é fundamental equilibrar o uso dos canais para evitar sobrecarga de informações.
- é importante lembrar que esses canais devem ser combinados pela matriz de canais, que vai determinar qual é o objetivo, o público e as mensagens que devem ser compartilhadas por cada um.
Crie um Calendário de Comunicação
O excesso de comunicados por e-mails e plataformas diversas pode gerar infotoxicação e dificultar a priorização do que é essencial. Monitorar o volume de mensagens e priorizar conteúdos de acordo com seu impacto estratégico são práticas indispensáveis.
Por isso, é fundamental estruturar um cronograma sobre o que comunicar, quando e por quem. A matriz de canais de comunicação interna precisa ser acompanhada por um calendário de produção, com uma frequência pré-estabelecida (semanal, mensal ou sob demanda).
Acontecimentos especiais, como lançamentos de produtos ou reuniões trimestrais, também devem ser considerados. Além disso, efemérides (datas comemorativas ou fatos importantes) que estão relacionadas ao negócio são aliadas valiosas para a comunicação de mensagens específicas, como aquelas vinculadas a sustentabilidade, inovação tecnológica ou diversidade e inclusão.
Fortaleça o Papel da Liderança na Comunicação
Os líderes têm um papel fundamental para garantir que o plano de comunicação interna permeie todos os níveis da organização. É essencial que gestores sejam porta-vozes ativos e promotores da cultura organizacional.
“Mas para que isso seja possível, eles precisam saber como compartilhar mensagens estratégicas com transparência, abrir canais de feedback e escuta ativa e engajar as equipes com ações que consolidem os valores e missões da empresa”, complementa Denise.
Escute o Colaborador
A comunicação interna é, fundamentalmente, uma via de mão dupla. Incentivar a participação ativa dos colaboradores é essencial para construir confiança e engajamento. Algumas práticas que implementamos e vimos gerar excelentes resultados incluem:
- Pesquisas regulares sobre a eficácia das iniciativas de comunicação;
- Encorajamento de feedbacks em um canal específico, como um e-mail, que pode ser criado com essa finalidade;
- Criação de um comitê de comunicação interna formado com membros de áreas distintas para promover discussões e compartilhamento de ideias;
- Avaliação recorrente das iniciativas para ajustes e melhorias conforme as necessidades identificadas ao longo do processo.
Monitore Indicadores e Não Tenha Medo de Adaptar sua Estratégia
Nenhum plano é infalível. Por isso, o monitoramento contínuo dos resultados é vital para o sucesso no longo prazo. Avalie indicadores como taxa de leitura de comunicados e interações em eventos internos.
Use estes insights para ajustar processos, testar novos canais e manter a relevância da estratégia de comunicação interna.
Traduzir um planejamento em ações efetivas requer um olhar atento aos resultados e à capacidade de adaptação a um ambiente em constante evolução, como é o caso do setor tecnológico.
Um plano de comunicação interna estruturado pode transformar a colaboração, a produtividade e o engajamento nas empresas de tecnologia. Como uma agência com expertise em comunicação corporativa e soluções personalizadas voltadas para cada setor, a Trama pode ajudar sua empresa a alcançar a excelência em reputação e engajamento dos colaboradores.
E você, como tem trabalhado a comunicação interna na sua empresa? Compartilhe suas experiências e desafios conosco!
