Lembra daquele dia em que você viu uma de suas equipes usando o Google Drive em vez da intranet da sua empresa? Ou, ainda, quando soube que os colaboradores, incluindo as lideranças, usavam um grupo não oficial no WhatsApp? Saiba que esses podem ser sintomas de que os seus canais de comunicação interna não estão abrangendo todos os perfis de colaboradores da sua empresa.
Antes de seguirmos adiante, vamos dar um passo atrás e relembrar o que é comunicação interna?
O que é Comunicação Interna
A comunicação interna desempenha um papel fundamental na manutenção da conexão e informação entre os colaboradores, além de estabelecer um entendimento compartilhado das metas, valores e propósito da empresa. Essa prática é essencial para manter todos atualizados sobre as mais recentes iniciativas corporativas, estabelecendo uma voz de autoridade e confiança que combate rumores e facilita uma comunicação clara e simplificada entre os diferentes departamentos. No entanto, seu alcance vai além dessas funções primárias.
Além de manter os colaboradores informados, a comunicação interna promove ativamente o diálogo e a integração, transcendendo as hierarquias organizacionais. Ao fazê-lo, fortalece o senso de pertencimento, o engajamento e o protagonismo dos profissionais. Uma comunicação interna bem executada não apenas aprimora a experiência do colaborador, mas também impulsiona a estratégia de negócios da empresa.
Já os canais de comunicação interna são os meios utilizados para transmitir as mensagens da empresa para os colaboradores. Eles podem ser formais ou informais, internos ou externos, verticais ou horizontais, diretos ou indiretos, digitais ou físicos.
O impacto de uma boa comunicação interna nas empresas
Os profissionais anseiam por uma estrutura que forneça informações relevantes, e que seja conveniente e prática. O problema é que nem sempre isso acontece, prejudicando o ambiente de trabalho, o fortalecimento da cultura e, principalmente, os resultados do negócio.
De acordo com dados da consultoria McKinsey, equipes mais bem conectadas podem ser até 25% mais produtivas. Além disso, as comunicações entre profissionais são um fator-chave para desenvolver confiança em seus empregadores. Isso mostra que saber escolher os canais apropriados para a comunicação no local de trabalho é essencial para qualquer organização.
Em um primeiro momento, essa tarefa pode não ser tão simples quanto parece, mas ela se torna muito mais fácil quando uma empresa começa do jeito certo.
Antes de definir se a matriz de canais será composta pela intranet, TV corporativa e comunicados ou se a melhor opção é pelo WhatsApp ou a boa e velha revista, é preciso entender quem é sua equipe, como é o dia a dia dela, quais são as suas necessidades e as suas dores.
Isso pode ser feito com o apoio de um diagnóstico de comunicação interna, que vai ajudar a definir com clareza a matriz de canais mais apropriada para atender aos anseios dos colaboradores, ao mesmo tempo em que reforça as estratégias de negócio da companhia, seus valores, propósito e os comportamentos desejados.
Agora, se não é possível começar dessa forma, a realização de uma pesquisa mais simples com colaboradores, para entender quais sãos as lacunas e os pontos fortes da comunicação interna, pode ser um bom ponto de partida.
É preciso fazer sentido
O canal de comunicação certo é aquele que chega às suas equipes, de acordo com a natureza de trabalho de cada uma. Então, antes de defini-los, você deve analisar a realidade da sua empresa. Pensar em canais estritamente digitais para uma força de trabalho que, em grande parte, é operacional pode não ser uma boa ideia. Da mesma forma, usar materiais físicos no escritório pode ser uma perda de tempo e de dinheiro.
Para que seus canais de comunicação atinjam todos os colaboradores, você pode considerar os seguintes pontos:
Escolha os canais de acordo com o perfil, as necessidades e as preferências dos seus colaboradores. Por exemplo, se eles usam muito o celular, você pode optar por um aplicativo ou uma rede social corporativa.
Utilize diferentes tipos de canais para diferentes objetivos e públicos. Você pode usar a intranet para divulgar conteúdos mais densos e também para disponibilizar documentos perenes, como o código de conduta ou as políticas da empresa. Já as newsletters podem atuar como um canal que resume as informações do dia a dia, ao mesmo tempo em que funcionam como um chamariz para a intranet e dão aos colaboradores a possibilidade de acessar conteúdos mais extensos.
A TV corporativa, por sua vez, pode ser usada como o espaço para o reforço de comunicações importantes ou como o principal ponto de contato com colaboradores da operação, que normalmente não têm acesso ao computador. Essa função também pode ser cumprida pelo jornal mural. O desafio, em ambos os casos, é comportar as informações nos espaços menores que são disponibilizados por ambos os canais.
Sempre é tempo de ouvir
Também é muito importante investir na qualidade e na relevância do conteúdo que você transmite pelos canais. Você pode usar vídeos, imagens, infográficos e outros recursos visuais para tornar o conteúdo mais atraente e fácil de entender.
Para saber se está “mirando nos alvos certos”, estimule a participação e o feedback dos colaboradores. Periodicamente, você pode criar enquetes, pesquisas, fóruns, chats e outras formas de interação para ouvir a opinião e as sugestões dos seus colaboradores em relação à comunicação interna da sua empresa.
“Vale até aquela conversa informal na hora do cafezinho ou em uma reunião com o time. O importante é estar com a mente aberta e captar o máximo de informação dessas fontes, que são muito ricas”, diz Eri Yoshiy, gerente de Atendimento do Grupo Trama Reputale.
Eri Yoshiy, Gerente de Atendimento do Grupo Trama Reputale.
Também é indispensável avaliar de tempos em tempos o desempenho e a eficácia dos canais de comunicação. Por exemplo, você pode usar indicadores, métricas e ferramentas de análise para medir o alcance, a audiência, a satisfação e o engajamento dos colaboradores com os canais. “Com isso, você terá dados concretos que servirão de bússola para eventuais ajustes, tornando, assim sua comunicação mais precisa e eficiente”, finaliza Eri.
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