Canais de Comunicação Interna nas estratégias de negócios

Avaliando esse contexto, Ester Serragiotto, Gerente de Comunicação Interna e Engajamento LatAm da Univar Solutions, empresa global do setor químico, cliente do Grupo Trama Reputale, destaca a importância do diagnóstico de comunicação e da definição da matriz de canais de CI bem estruturada para que a Comunicação atue como uma aliada do negócio.

“Dentro deste contexto, estruturamos a liderança como um canal de comunicação estratégico. Assim, hoje o que mais temos trabalhado é a liderança alinhada à estratégia de negócio, com a definição clara de onde queremos chegar e de como criar o nosso clima organizacional”, informa Ester.

Ester Serragiotto, Gerente de Comunicação Interna e Engajamento LatAm da Univar Solutions

Ela explica que os canais oficiais da comunicação corporativa vêm para fortalecer essas mensagens, os key-drivers da empresa, sua cultura e estratégia:

“temos um novo nível de maturidade de canais, em que a liderança traz os direcionamentos que são fortalecidos pelos demais canais de comunicação corporativa”, complementa Ester.

Mas como saber se os canais internos estão cumprindo o seu papel, alcançando o público-alvo e realmente atingindo os objetivos de negócio da empresa?

Michel Baptista, coordenador de conteúdo do núcleo de Comunicação Interna do Grupo Trama Reputale, aponta que os indicadores mostram que é hora de rever os canais de CI e se concentram em métricas que mostram a audiência e seu engajamento.

“Contamos com plataformas de disparo de conteúdo que mensuram os acessos, bem como as ferramentas de métricas disponíveis no próprio Share Point ou nas redes sociais corporativas que podem nos trazer toda essa inteligência”, diz.

Sobre isso, Ester Serragiotto indica que uma forma de avaliar os canais de CI é quando se repara em reuniões, conversas de corredor ou feedbacks que as pessoas não sabem sobre as mensagens-chave que têm sido utilizadas pela organização ou desconhecem os programas amplamente divulgados. Estes são sinais de alerta para rever os meios e formas de se comunicar internamente. “Quando conversamos com as pessoas e ouvimos: não sabia, não vi ou quando se mostram surpresas em relação a algo que temos divulgado com frequência, é preciso prestar atenção”, recomenda.

Ester conta, ainda, que na Univar Solutions são mensuradas as taxas básicas de visualizações, curtidas, comentários, aberturas, quantidade de cliques, que são mantidas nos canais, mas o termômetro é muito fundamentado na percepção das pessoas durante reunião, feedbacks, eventos, onde é feita uma pesquisa informal e qualitativa que vai indicar a hora de redirecionar canais e respectivos conteúdos.

Nesse sentido, Michel Baptista explica que o conteúdo precisa conter os valores, os propósitos da empresa, os objetivos e estratégias de negócio da organização para aquele ano fiscal, ou seja, as pautas trabalhadas precisam ser selecionadas dentro deste cenário por meio de mensagens-chave. “Isso acontece a partir de um projeto editorial bem elaborado”, declara.

Michel Baptista, coordenador de conteúdo do Grupo Trama Reputale.

Ele destaca a importância de um Diagnóstico de Comunicação Interna – que faz parte do escopo de serviços do Grupo Trama Reputale – para ajudar a definir os KPI’s para estruturar canais, conteúdos e de que forma a divulgação das informações deve acontecer. “Quando existe este estudo, o trabalho fica bem mais assertivo”, sinaliza.

Ester conta que o trabalho da Comunicação Interna é percebido pelas grandes lideranças da Univar Solutions como um ponto de sobrevivência da cultura da organização e do engajamento dos funcionários.

“É um trabalho muito desafiador, mas que reforça a importância de ter uma Comunicação Interna estratégica e não apenas informativa. Trazer os colaboradores para perto é uma das metas da área, pois quando ele se identifica com o que é trabalhado, a atuação não se resume a uma comunicação oficial da empresa para as pessoas e, sim, uma coconstrução onde todos se enxergam e se reconhecem, gerando empatia”, declara.

Nesse aspecto, abrem-se portas para trabalhar a inclusão e a diversidade das pessoas, das metas e estratégias: “incluindo cada um na comunicação, consequentemente, conseguimos ter engajamento e alcançar um real senso de pertencimento”, complementa.

Como incentivar o acesso aos canais de CI

A principal estratégia, hoje em dia, para motivar o acesso aos canais de CI é trazer os colaboradores para dentro da comunicação, segundo Ester. Ela conta que antes existia uma alta demanda de comunicados propriamente ditos para serem “disparados”, mas atualmente as áreas não enxergam a comunicação interna como uma demanda para cumprir protocolos e, sim, com o papel de aproximar os times e as pessoas no sentido de fusão de processos e para capacitação das equipes.

“O resultado disso, é que se tornem embaixadores da marca com o tempo”, afirma Ester.

Ela lembra que antes o caminho era formar pequenos grupos de embaixadores, mas hoje, em tempos de pandemia e rede social, todo mundo acaba sendo influenciador. “Quando a gente traz esses influenciadores para dentro da comunicação interna, o engajamento é maior, pois trata-se de líderes informais dentro da empresa, mas que despertam a empatia dos colegas e fortalecem o nosso call-to-action”, avalia Ester.

Mão dupla: uma grande aliada aos canais de CI

Michel Baptista analisa que as empresas precisaram investir em comunicação interna como forma, dentro do sistema remoto ou híbrido, de manter os colaboradores mais próximos entre eles e em torno dos propósitos da empresa.

“Hoje, não temos como pensar em uma empresa que trabalhe em sistema híbrido ou remoto sem um canal de comunicação que funcione como um hub de contato do que é importante para a empresa.  Para manter as pessoas comprometidas e engajadas, é necessário que elas entendam para onde estão indo, quais os propósitos da organização. O papel da comunicação interna é justamente alinhar tudo isso”, afirma o coordenador de conteúdo.

A comunicação interna também atua na construção da empatia de um pelo outro com o desafio de romper barreiras e distâncias. “Os canais precisam “conversar” entre eles com plataformas mais robustas combinadas com redes sociais corporativas que abram espaço de fala para os colaboradores, incluindo rodas de conversa, reuniões semanais, DDS (Diálogo Diário de Segurança)”, exemplifica Michel.

O papel da comunicação interna não é só divulgar informações, mas, principalmente, promover a interação e o envolvimento dos colaboradores neste processo, em que elas são parte real da comunicação da organização.

“A troca entre as pessoas precisa acontecer para que tenham uma participação colaborativa, sugerindo temas, contando histórias, parabenizando um colega que participou de um projeto”. Tudo isso faz despertar o interesse em acessar os canais internos, bem como o desenvolvimento de conteúdos associados a serviços, como políticas da empresa, notícias do RH (benefícios, treinamentos, ações de saúde), isso amplia o interesse e os acessos aos canais internos de comunicação.

Sobre o assunto, Ester Serragiotto reafirma a importância do papel da comunicação interna na formação dos líderes como comunicadores: “é preciso uma atenção muito especial do profissional de CI de capacitar os líderes em reforçar as mensagens, direcionar a estratégia, traduzir os indicadores e metas organizacionais em uma mensagem em que se sintam confortáveis de compartilhar com os seus times”.

Ester destaca que esse direcionamento é parte essencial da atuação do profissional de CI, porém o canal final é o líder e não mais um jornal mural, uma news, entre outros.

Vale lembrar da importância do face to face, que permite medir o termômetro, de como as pessoas estão recebendo as informações e, quando necessário, abrir as portas para a interação. “Aí estabelecemos um canal de mão dupla com as pessoas”, afirma a Gerente de CI e Engajamento LatAm da Univar Solutions.

Canais, conteúdo e tendências

Para Michel, a intranet seguirá como uma tendência de canal de comunicação, algo nitidamente percebido por ele no aumento da demanda para desenvolvimento deste canal dentro dos serviços oferecidos pelo Grupo Trama Reputale.

“Mais do que os canais, é preciso dar atenção aos formatos utilizados. Podcasts e vídeos são consumidos em abundância por qualquer pessoa. Por isso, os recursos audiovisuais precisam ser levados em conta, quando se trata de canais de comunicação digitais”.

Dentro da evolução dos canais de CI, Ester observa que a Univar Solutions tem focado a sua atenção entendendo que “o menos é mais”, ou seja, antes todo mundo recebia todos os comunicados, depois a ideia era investir em diferentes canais para atender aos diferentes perfis dos públicos (administrativo, operacional, comercial, entre outros).

“Agora, ao invés dos vários canais, a ideia é passar a mesma mensagem de forma diferente em todos eles. A estratégia é de consolidação: uma mensagem simples que atenda a todas as nossas pessoas e suas diversidades divulgadas em canais mais acessíveis”, destaca Ester.

Em breve, a Univar Solutions vai lançar um app que reúne notícias, newsletter e interação de redes sociais corporativas. Dessa forma, o grande objetivo é conectar as pessoas, promover a interação e integração dos times, o que vai além de ter um público informado.

Com base em todo o cenário, é nítido que a percepção sobre os objetivos da CI nas organizações mudou, pois sua atuação impacta diretamente na conexão de pessoas e marcas rumo a um futuro melhor.