O fator crucial da Antecipação de Crises

Este é o penúltimo artigo da Websérie “Gestão de Riscos e Crises” e até aqui você já viu os principais conceitos, definições e procedimentos, bem como a importância do planejamento de gestão de riscos e crises para evitar que elas aconteçam. Mas, sem dúvida nenhuma, de longe, o tema deste artigo é o mais importante de todos.

Estou falando do fator crucial da antecipação, que vai te salvar de todas as situações de crises que você poderá ter na empresa. Mas para gerar esse efeito, você tem que levar isso muito a sério, senão estará colocando tudo a perder, mesmo que você cumpra todos os passos e procedimentos que falamos até aqui, nos episódios anteriores.

Nesses últimos dias, algumas pessoas que me acompanham, perguntaram como é possível evitar que crises aconteçam se estamos vivendo uma terrível crise mundial permanente que impacta tudo e todos. Pois é, esse é um problema complicado para a maioria das pessoas, mas não para quem conhece e tem experiência na área de gestão de riscos.

Você tem que considerar o seguinte:

Em primeiro lugar, essa é a percepção geral, baseada numa interpretação equivocada e descolada dos princípios técnicos de gestão de riscos. É bom você entender que a pandemia não é a crise, ela é um estado geral, um ambiente comum, cujas condições valem igualmente para todo mundo, sem exceção.

Em segundo lugar, você tem que analisar, sem se deixar levar pelo panorama dramático geral, o ambiente, o contexto e suas características, e extrair dele os fatores de risco que realmente importam para a sua empresa, negócio, produto ou serviço.

Aí é a hora de praticar a antecipação. Ela é fator estratégico que permite observar indícios e riscos e dar a eles um tratamento antecipado antes que se transformem em crise. Desrespeitar esse princípio poderá colocar a organização em risco real, numa situação de desastre, não somente à imagem e a reputação da empresa, mas também de prejuízos financeiros sérios e desequilíbrio dos negócios.

Como praticar a Antecipação de Riscos?

A Antecipação é uma demonstração de Responsabilidade

Ao desprezar um sinal, você poderá estar colocando a organização numa situação de crise que, muitas vezes, resultará em prejuízos financeiros significativos e danos à imagem e à marca da empresa. 

Siga a máxima de Machiavel: “Quando os demônios estão se formando, eles são facilmente curáveis. Mas quando, por falta desse conhecimento, permite-se que eles cresçam até o ponto em que todos possam reconhecê-los, não há mais remédio a ser aplicado”

Desenvolver Cultura de Prevenção

A prevenção é um requisito da experiência, da preparação e do treinamento de todo profissional responsável nessa área, dentro da empresa. Ela deve fazer parte da cultura corporativa, pois determina o sucesso de uma companhia na prevenção, administração e gerenciamento de crises organizacionais.

Toda crise “dá constantes sinais” de seu movimento, por isso, é preciso observar e avaliar qualquer indício e fato irregular. Um fato isolado e simples pode facilmente tornar-se uma crise, pela falha na comunicação, levando a empresa a perder o controle da situação.

A negligência é o fator propulsor de crises e emergências, uma vez que ignora ou desconhece o potencial da situação adversa e suas repercussões. A maioria das crises acontece por falta de atitude, de atenção e cuidado. Qualquer incidente nesse nível pode colocar a empresa numa verdadeira saia justa ou deixá-la de calças nas mãos.

Siga a máxima de Peter Sandman: “os riscos que o matam não são necessariamente aqueles que o aborrecem e o amedrontam, mas aqueles que você negligencia”.

Posicionar a empresa a frente dos problemas

Identificar situações novas, avaliar e tomar decisões antecipadas acertadas coloca a empresa numa posição privilegiada de vantagem competitiva, de conforto e segurança. Aplicando essas técnicas, você vai identificar o risco antes que ele se transforme numa crise. E a simples identificação do risco vai reduzir a ocorrência de crises em mais de 50%. E você vai deixar todos os seus concorrentes para trás.

Como fazer um Plano de Antecipação de Crises?

Quando eu falo para você praticar antecipação, não digo pra você fazer isso sozinho. Você não seria capaz de ter acesso a tudo o que acontece na sua organização. Você vai precisar de muito mais pessoas para fazer isso.

Lembra-se da questão da cultura organizacional? Então, você tem que ficar no comando, no controle, processando as informações e agindo para proteger a organização de suas vulnerabilidades. E contar com todos os funcionários da empresa para atuarem na vigilância do risco e anteciparem os perigos existentes em cada área.

Para isso, você tem que criar um plano de antecipação estruturado. Ele é definido por células formadas por colaboradores previamente preparados dentro de cada área na empresa. Cada célula atuará na antecipação e nas situações de crise, deve ser comandada por um Líder, que terá a tarefa de acionar os demais integrantes e fazer a ponte com a área e o comitê.

Quando toda a empresa estiver preparada para manter esse sistema funcionado, você estará sedimentando a cultura da antecipação e ela passará a ser protegida naturalmente contra qualquer risco de crise.

As 4 funções essenciais do Plano de Antecipação de Crises

Primeira função:

• Identificação de indícios e riscos nas áreas e setores da empresa;
• Estar alerta para qualquer indício ou risco que se apresentar na área.

Segunda função:

• Avaliação inicial e tratamento antecipado dos riscos leves;
• Para os riscos leves o tratamento é dado pelo próprio departamento. Para os considerados médios e altos, são encaminhados imediatamente para a área responsável.

Terceira função:

• Fornecimento de informações à área de gestão de crises;
• Além do reporte dos riscos, deve manter a área de crises informada de tudo o que acontece na operação que pode significar algum tipo de risco.

Quarta função:

• Suporte ao Comitê de Crise em sua atuação;
• Dar suporte total ao comitê durante um momento de crise e aplicar as decisões orientadas por ele.

Este sistema tem o objetivo eliminar significativamente a ocorrência de crises. Trata-se de uma medida imprescindível para o sucesso do seu programa de prevenção. Lembre-se: a antecipação é uma questão de responsabilidade. Antecipar é preciso. Ter o controle é fundamental.

Se você ainda não desenvolveu um programa de proteção contra crises corporativas para sua empresa, tem que fazer isso já, não espere a próxima crise acontecer.